Come calcolare il costo di un corso o evento di simulazione in pochi semplici passaggi

È molto probabile che anche a te, che ci leggi, venga chiesto di organizzare un corso o un evento di simulazione. È bene quindi capire bene quali sono i passaggi corretti per stabilire il budget necessario per realizzarlo e magari calcolare le quote di iscrizione dei suoi potenziali partecipanti. Vediamo quindi insieme come procedere e soprattutto quali sono i costi che devi considerare per coprire le spese che sosterrai, ma anche per attirare il maggior numero di interessati.

Vediamo insieme quali sono quindi i passaggi (calcoli) da fare in maniera semplice e rudimentale.

Costo degli spazi

È necessario calcolare i costi relativi agli spazi del centro che vengono utilizzati (sale di simulazione, sale debriefing, aule frontali, ecc.). È possibile utilizzare l’unità costo/h/m2 per calcolare il valore di ciascuna sala. Facciamo un esempio. Il nostro centro di simulazione è grande 400 m2 per il quale paghiamo un canone d’affitto di €4000/mese. Consideriamo un utilizzo complessivo giornaliero di 10 ore per singolo evento, includendo un’ora per l’allestimento e una per il disallestimento delle stazioni di apprendimento, e una disponibilità di 20 giorni mensili. Il nostro centro è tuttavia capace di utilizzare solo il 75% del tempo disponibile. Pertanto, con questa capacità corrente il numero totale di ore disponibili sarà uguale a:

0.75 (capacità corrente) x 10 (h/die) x 20 (giorni/mese) = 150 ore utili al mese. 

Il costo all’ora dell’intero centro è pertanto €4000/150 ore, ossia €26,67/h. Adesso supponiamo che il nostro centro abbia 2 sale di simulazione, ognuna di 35m2, due sale debriefing, una da 30m2 e una da 25m2, 2 sale regia da 20m2 ciascuna e una sala plenaria da 200m2 (il resto sono spazi comuni e uffici). Lo spazio complessivo che può generare un indotto ammonterà a:

[(35m2 x 2) + (30m2 + 25m2) + (20m2 x 2) + 200m2] = 365m2. 

Quindi,

€26,67/h / 365m2 = €0.073/h/m2 x 10h/die = €0,73/m2 al giorno. 

Questo è il valore che possiamo utilizzare per i nostri calcoli successivi sebbene non tenga conto che alcune sale hanno un alto contenuto tecnologico e né tanto meno include i costi correnti. In realtà non stiamo calcolando neppure i costi È comunque un buon punto di partenza. Possiamo adesso facilmente calcolare il costo delle singole sale per le ore di utilizzo applicando la semplice formula: 

m2 della sala x (€0,73/m2 al giorno) / 10h/die. 

Le sale di simulazione del nostro esempio avranno pertanto un costo pari a:

35m2 x 0,73/m2 al giorno = €25,55 / 10ore/die = €2,55/h.

Costo del personale (facilitatori, amministrativi, tecnici)

È molto facile calcolare il costo del personale esterno che viene assoldato per una prestazione specifica: basta definire l’onorario lordo ad ora e moltiplicarlo per il numero di ore. Diverso è se nell’evento, di cui stiamo pianificando il budget, vengono coinvolti docenti e personale che fanno parte dello staff permanente del centro o dell’istituto il cui centro afferisce. In questo caso, divideremo il costo annuale per il numero di ore lavorative annue e avremo il costo orario. Se pertanto consideriamo 1.723 ore lavorative annue e il costo totale annuo di un professore associato pari a €69.318, di un tecnico amministrativo pari a €37.836 e un tecnico di simulazione pari a €32.028, il loro costo orario sarà il seguente:

Prof. Associato: €69.318 retribuzione lorda annua / 1723 ore = €40,20

Tecnico Amministrativo: € 37.836 retribuzione lorda annua / 1723 ore = €21,65

Tecnico di simulazione: €32.028 retribuzione lorda annua / 1723 ore = €18,58

Costo degli strumenti di simulazione

Questo costo dipenderà ovviamente dal modello di simulatore che utilizzeremo. È importante tener conto non solo del costo di acquisto ma anche dei costi di garanzia, dei pezzi di ricambio e di ammortamento, quest’ultimo a sua volta dipendente dall’aspettativa di vita del manichino in genere stimata in 5 anni, secondo le indicazioni della maggior parte dei produttori. Pertanto, il costo orario del simulatore sarà pari a: 

[(costo d’acquisto / n. anni di vita media) + (eventuale) estensione di garanzia + manodopera, manutenzioni, pulizia e ricambi (spesso una stima basata sullo storico)] / numero stimato di ore di uso in un anno. 

Nel nostro esempio, utilizzeremo un task trainer di pericardiocentesi del valore di acquisto di circa €5.000, che l’anno passato è costato circa €850 fra manutenzione e pezzi di ricambio, ha un piano di ammortamento di 5 anni e non è prevista nessuna garanzia aggiuntiva. E’ difficile stimare il numero medio di ore d’uso all’anno, a meno che non si disponga di uno storico. Ed è chiaro che un uso sporadico di un simulatore impatta sulla sua vita media in quanto essendo poco utilizzato avrà un valore residuo al termine dei 5 anni considerati. Una ragionevole stima potrebbe essere il 50% di tutte le ore disponibili in un anno, ma ognuno lo adatti al proprio contesto. Tornando al nostro esempio, avendo calcolato 150h utili al mese, il costo orario del task trainer sarà il seguente:  

[(€5.000/5) + €850 + 0] / (150h/mese x 12mesi) x 0,50) = €2,05/h

Consumabili e materiale accessorio

Si tratta di un costo variabile che può differire fra un centro e un altro e che dipende da fattori diversi, quali eventuali sconti di acquisto, eventuali donazioni di materiale (presidi scaduti, ad esempio) e riuso di materiale. Il modo più semplice, anche se meno accurato, per calcolare i costi dei consumabili è quello di aggiungere un costo standard per partecipante o una percentuale fissa al budget totale. Nel nostro esempio considereremo un costo standard di €15.

Eventuali overhead e margine di profitto 

Molto spesso è necessario calcolare anche l’overhead, ossia un costo imposto dall’istituzione cui il centro afferisce, che viene trattenuto a copertura di utenze, assicurazione e altri servizi. Si tratta, quindi, di un costo commerciale diretto. Nel nostro solito esempio prevederemo un overhead del 10%.

Inoltre, può essere importante determinare una quota di iscrizione sufficiente anche a generare un margine di profitto soddisfacente, anche come elemento di fund-raising, ossia quell’importo margine che si vuole guadagnare sul servizio offerto. Quindi dovremo calcolare il markup, vale a dire quella specifica percentuale che vorremo aggiungere ai costi del nostro evento. In economica, il markup è l’importo percentuale in base al quale il costo di un qualsiasi prodotto o servizio viene aumentato per arrivare al prezzo di vendita finale. Si distingue dal margine di profitto (correttamente detto di contribuzione), che invece viene calcolato come differenza tra il prezzo e costo ma rapportati al prezzo [es. (120 − 100) ÷ 120 = 16,67%]. Nel nostro esempio considereremo un markup del 15%.

In conclusione, se il numero di partecipanti è pari a 6, la quota di iscrizione al nostro corso, dopo arrotondamento, sarà pari a €70,00, con un margine di profitto di 20,37%.

Un ultimo consiglio.

Non dimentichiamo che il nostro target specifico di riferimento deve venire a conoscenza del corso o evento che stiamo organizzando. Pertanto, è buona norma prevedere una spesa per la promozione. Può essere considerata un costo fisso, stabilendo a monte un budget da dedicare a questa attività e raccogliere i risultati che da questo budget possono arrivare; oppure essere inclusa nella categoria dei costi variabili, se stabiliamo un obbiettivo di quote di iscrizione minime che si desidera raggiungere senza stabilire un budget fisso, ma piuttosto stimandone uno il più plausibile possibile.

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