La progettazione di scenari nell’ambito della formazione basata sulla simulazione è spesso dispendiosa in termini di tempo e incoerente. Questo articolo esplora come un centro di simulazione in Italia ha trasformato il proprio approccio alla progettazione di scenari adottando una piattaforma cloud su misura per la formazione basata sulla simulazione, iRIS. Questo caso di studio evidenzia come strumenti strutturati e allineati alle migliori pratiche possano migliorare l’efficienza, aumentare il coinvolgimento dei docenti e elevare la qualità complessiva dell’apprendimento basato sulla simulazione. L’esperienza offre un modello per altri centri che cercano miglioramenti scalabili e sostenibili nella progettazione didattica.
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L’ECG mancante
Sono le 8:25 del mattino, cinque minuti prima dell’inizio di una simulazione. L’attrezzatura è pronta, gli studenti stanno arrivando e l’istruttore fa un ultimo controllo, solo per rendersi conto che manca la stampa dell’ECG. Inizia una ricerca frenetica: e-mail, chiavette USB, vecchie cartelle. Il file esiste, da qualche parte, ma quale versione? È stato aggiornato la settimana scorsa? Qualcuno ha dimenticato di allegarlo?
Questo tipo di frenesia dell’ultimo minuto è fin troppo comune nella formazione basata sulla simulazione. Nonostante l’utilizzo di modelli dettagliati e best practice, molti centri devono fare i conti con file frammentati, formati incoerenti e uno scarso controllo delle versioni. Quella che dovrebbe essere un’esperienza formativa ottimizzata può rapidamente trasformarsi in un incubo logistico: si perde tempo, aumenta lo stress e si mette a rischio la qualità dell’apprendimento.
Il problema del nostro processo di progettazione degli scenari
La progettazione di scenari di simulazione è un’attività che richiede molto tempo e spesso ore di lavoro da parte di istruttori esperti. Al SIMNOVA, il centro di simulazione dell’Università del Piemonte Orientale a Novara, in Italia, abbiamo seguito un modello dettagliato basato sulle migliori pratiche nella formazione basata sulla simulazione, che copre gli obiettivi di apprendimento, i dettagli dei pazienti, i segni vitali e i punti di debriefing.
Nonostante questa struttura, il processo era incoerente e inefficiente. Gli istruttori interpretavano il modello in modo diverso, spesso lasciando sezioni incomplete o mal formattate. Gli scenari erano archiviati come singoli file Word o PowerPoint, sparsi su dispositivi personali, con materiali chiave, come i risultati di laboratorio o le immagini, spesso persi nelle e-mail o dimenticati su chiavette USB.
Il controllo delle versioni era una sfida continua. Senza un archivio centrale, identificare il file più aggiornato era un’impresa impossibile. Il riutilizzo di scenari passati era raro; spesso era più veloce ricominciare da zero piuttosto che cercare tra le vecchie cartelle. Come ha osservato il dottor David Grant, ex presidente di SESAM, eravamo bloccati in un ciclo di “reinvenzione della ruota”.
I tentativi di standardizzazione attraverso modelli e revisioni tra pari non hanno avuto successo senza strumenti di applicazione efficaci. Gli impegni lavorativi, le diverse competenze tecnologiche e gli errori umani continuavano a compromettere la coerenza. Nel corso del tempo, la nostra libreria di scenari è diventata frammentata, con qualità e usabilità variabili, rendendo difficile e soggetta a errori la collaborazione tra i formatori.
Alla ricerca di una soluzione migliore
All’inizio del 2024, sapevamo che avevamo bisogno di un metodo più efficace per progettare gli scenari. Il nostro team era lungimirante e l’amministrazione dell’università ha sostenuto la ricerca di nuovi approcci. Abbiamo preso in considerazione la creazione di una piattaforma personalizzata: un database o un’applicazione web specifica per le nostre esigenze. Abbiamo immaginato un luogo centrale in cui raccogliere tutte le informazioni sugli scenari, i file multimediali allegati e il monitoraggio delle revisioni. Tuttavia, lo sviluppo di una soluzione personalizzata sembrava scoraggiante. Richiedeva notevoli competenze informatiche, finanziamenti e tempo, senza alcuna garanzia di compatibilità futura con la tecnologia di simulazione o di una corretta manutenzione a lungo termine.
Abbiamo anche esaminato gli strumenti già noti al nostro team, che in precedenza utilizzava CAE LearningSpace. Questo strumento funziona bene per la registrazione audiovisiva e la gestione delle esigenze di pianificazione e debriefing, e ci siamo chiesti se potesse gestire anche i contenuti degli scenari. Purtroppo, LearningSpace non era stato progettato per la creazione collaborativa e strutturata di contenuti. Ciò significava che avremmo continuato a caricare file Word, con tutti i vecchi problemi di incoerenza e confusione tra le versioni.
Abbiamo sperimentato soluzioni più semplici come cartelle cloud condivise e Google Docs. Un’unità condivisa forniva un’unica posizione di archiviazione, ma non garantiva la coerenza né facilitava il processo di scrittura. Google Docs offriva la collaborazione in tempo reale, risolvendo una piccola parte del problema, ma continuavamo a utilizzare il nostro complicato modello in un documento online. Dovevamo ancora formattare manualmente tutto e ricordare ogni dettaglio da includere. La collaborazione su un documento generico comportava inoltre il rischio di sovrascrivere accidentalmente i contenuti o di incorrere in problemi di formattazione. Avevamo bisogno di qualcosa di specifico per la progettazione di scenari di simulazione.
Con l’avvicinarsi dell’estate, è arrivata la conferenza SESAM 2024 a Praga e un workshop ha attirato la nostra attenzione: “Standardizzazione della progettazione di scenari con l’IA: utilizzo del sistema di progettazione basato su cloud iRIS”, tenuto dal Dr. Kim Leighton, direttore esecutivo dell’ITQAN Simulation Centre, utente iRIS, e Alexandra Clark del team iRIS. Sembrava molto simile a ciò di cui avevamo bisogno, quindi l’abbiamo aggiunto al nostro programma della conferenza.
Alla scoperta di iRIS al SESAM 2024
La sessione iRIS al SESAM 2024 ha fornito informazioni preziose. Sebbene fosse elencato come workshop promosso dal settore, la sala era piena di formatori di simulazione che, come noi, cercavano soluzioni alle sfide della progettazione di scenari. In pochi minuti, i relatori hanno descritto le nostre esatte difficoltà e hanno dimostrato come la loro piattaforma potesse risolverle.
La demo dal vivo ha mostrato un modello strutturato ma dinamico, che guida gli utenti attraverso ogni elemento della progettazione degli scenari in modo logico. Abbiamo riconosciuto molte sezioni del nostro modello, ma qui il software dirigeva il processo, rendendo difficile trascurare alcune sezioni. Questo offriva la struttura integrata che volevamo per garantire scenari completi e coerenti.
Ciò che ci ha colpito di più è che non si trattava solo di una forma migliore, ma di un sistema completamente integrato per lo sviluppo di scenari. iRIS era in linea con i framework di best practice consolidati per la simulazione, come gli standard INACSL e ASPiH, incorporandoli nel flusso di lavoro della piattaforma. Per i formatori che avevano lavorato duramente per insegnare e applicare manualmente tali standard, questo era rassicurante. La piattaforma sembrava incoraggiare automaticamente le best practice, riducendo potenzialmente il carico di lavoro di sviluppo del nostro corpo docente.
Siamo rimasti sorpresi nell’apprendere che oltre 2.000 autori di simulazioni in tutto il mondo stavano già utilizzando iRIS. Come avevamo fatto a non saperlo prima? (In seguito abbiamo capito che iRIS aveva avuto una forte diffusione iniziale nel Regno Unito tra reti a cui non eravamo collegati). Il suo uso diffuso ci ha dato la certezza che si trattava di una piattaforma matura con una base di utenti in crescita.
La libreria “FairShare” ci ha particolarmente interessato: una raccolta di scenari forniti dagli utenti e disponibili a tutti gli utenti di iRIS. Il relatore ha mostrato come uno scenario esistente potesse essere importato con l’intelligenza artificiale e rapidamente modificato per l’uso locale, personalizzando i nomi degli ospedali, i segni vitali o traducendo i contenuti in italiano. Questo ha risolto direttamente la nostra sfida di dover partire da zero per ogni progetto.
Le conversazioni con altri partecipanti che avevano implementato iRIS sono state incoraggianti. Un educatore britannico ha menzionato la capacità di iRIS di produrre file di scenario compatibili con il loro software per manichini. Questo era un aspetto che non avevamo considerato prima.
Al termine della conferenza, eravamo convinti del potenziale di iRIS. Dovevamo ancora valutare i costi, la sicurezza dei dati e l’accettazione da parte del team, ma i vantaggi sembravano sufficientemente sostanziali per andare avanti.
Implementazione di iRIS presso SIMNOVA
Dopo essere tornati da Praga e aver completato le revisioni amministrative e le consulenze IT, abbiamo ottenuto una licenza iRIS per SIMNOVA. Nel giro di poche settimane, i nostri account erano pronti e sono state programmate le sessioni di formazione del personale.
La formazione si è rivelata semplice. La guida passo passo della piattaforma ha permesso anche ai colleghi meno esperti di tecnologia di adattarsi rapidamente. Molti membri della facoltà hanno commentato che utilizzarlo era come compilare un sondaggio ben progettato con suggerimenti utili (tranne che questo “sondaggio” produceva uno scenario di simulazione completo). Il design intuitivo ha ridotto le barriere alla partecipazione alla creazione di scenari. I medici che prima erano titubanti hanno acquisito maggiore fiducia con iRIS, poiché il software garantiva che nessun elemento critico venisse trascurato e che fosse possibile fare riferimento agli esempi della libreria per indicazioni sulla struttura.
Abbiamo iniziato a trasferire gli scenari esistenti in iRIS utilizzando la funzione di importazione AI. Man mano che aggiungevamo dettagli al formato strutturato di iRIS, abbiamo scoperto aree che non avevamo documentato bene in precedenza, come metriche di performance chiaramente definite. Il modello ci ha suggerito di includere queste informazioni, migliorando lo scenario durante il trasferimento. Abbiamo allegato tutti i file di supporto direttamente all’interno di iRIS, assicurando che tutto fosse consolidato. Dopo aver migrato altri scenari di uso frequente, abbiamo immediatamente compreso il valore della centralizzazione. Ora, quando prepariamo le sessioni, è sufficiente accedere a iRIS, dove tutto il materiale necessario è organizzato in modo chiaro e aggiornato.
Ampliamento della libreria di scenari condivisi
Nei mesi successivi all’implementazione, la libreria di scenari SIMNOVA è cresciuta in modo significativo in termini di numero e varietà, coinvolgendo un team multidisciplinare. La creazione di nuovi scenari è diventata più efficiente e meno noiosa. La duplicazione di scenari esistenti o l’utilizzo di modelli predefiniti ha reso lo sviluppo di varianti molto più semplice. Se volevamo uno scenario diverso per il dolore toracico, potevamo partire dal nostro caso base di sindrome coronarica acuta, duplicarlo e modificare i dettagli specifici. Questo ci ha fatto risparmiare molto tempo. Nei primi sei mesi, la nostra raccolta di scenari si è ampliata molto più rapidamente rispetto al passato. Molte idee che prima erano considerate troppo dispendiose in termini di tempo sono state ora implementate. Il processo semplificato ha incoraggiato la creatività e una gamma più ampia di scenari.
Abbiamo anche consultato la libreria iRIS FairShare per idee e contenuti. Quando avevamo bisogno di scenari in aree di competenza limitata, come le emergenze neonatali, potevamo cercare nella libreria globale e spesso trovare casi caricati da altre istituzioni da utilizzare come punti di partenza. Li duplicavamo nell’area di lavoro di SIMNOVA, li esaminavamo e li adattavamo al nostro contesto specifico, traducendo il linguaggio, allineandoli ai protocolli clinici italiani o modificando i dettagli per adattarli alle nostre attrezzature. Gli autori originali venivano sempre citati, mantenendo l’integrità accademica, mentre noi adattavamo liberamente i contenuti alle nostre esigenze didattiche. Attraverso la piattaforma ci siamo sentiti parte di una comunità più ampia di educatori di simulazione.
Maggiore coerenza e qualità nella creazione
Uno dei miglioramenti più evidenti è stata la maggiore coerenza nella progettazione degli scenari all’interno del nostro team. Il formato strutturato di iRIS è diventato il nostro nuovo standard. Ogni scenario, sia che fosse stato creato da un professore esperto o da un autore alle prime armi, seguiva lo stesso layout (principalmente il formato Mini-Sim) e includeva lo stesso tipo di informazioni. Questo ha avuto un effetto significativo: tutto il nostro team ha affrontato la progettazione degli scenari con un quadro di riferimento comune. Tutti sapevamo dove trovare gli obiettivi di apprendimento, le tempistiche degli eventi, le indicazioni per i partecipanti, le guide per il debriefing e i criteri di valutazione.
Standardizzazione dei processi di formazione dei docenti
L’implementazione di iRIS ha anche cambiato il modo in cui formiamo i nuovi istruttori. Abbiamo aggiornato il nostro programma di sviluppo del corpo docente per includere la formazione su iRIS come requisito. Contrariamente alle nostre preoccupazioni, i nuovi istruttori hanno trovato più facile imparare la progettazione di scenari utilizzando iRIS rispetto al nostro vecchio modello manuale. Il software stesso è diventato un insegnante; il completamento di ogni sezione li ha aiutati a comprenderne l’importanza. Ad esempio, i nuovi tutor hanno imparato l’importanza di obiettivi di apprendimento specifici e misurabili attraverso i campi dedicati di iRIS con esempi e opzioni predefinite. Utilizzando la piattaforma, i tirocinanti hanno imparato implicitamente gli standard di progettazione della simulazione integrati nel sistema.
Ciò ha portato alla standardizzazione della formazione tanto desiderata. Tutti i partecipanti al faculty development imparano lo stesso sistema per la creazione di scenari, creando condizioni di parità. Sebbene la creatività e le conoscenze cliniche variano naturalmente, la struttura fondamentale e il processo di creazione rimangono coerenti. I nuovi istruttori sono diventati capaci di progettare scenari in modo indipendente più rapidamente. In precedenza, potevano aver bisogno di diversi tentativi supervisionati nel corso di molti mesi prima di sentirsi sicuri. Ora, dopo brevi workshop su iRIS, spesso redigono scenari con una supervisione minima, guidati dalla piattaforma. Quando è necessaria assistenza, i mentori possono facilmente accedere agli scenari da remoto per fornire commenti o suggerire modifiche.
Guardando verso un futuro collaborativo nella progettazione di simulazioni
Il nostro passaggio da documenti separati e incoerenti all’uso efficace di una piattaforma specializzata nella progettazione di scenari ha trasformato il nostro approccio alla formazione basata sulla simulazione presso SIMNOVA. Quello che era iniziato come uno sforzo per risolvere un processo dispendioso in termini di tempo ha finito per rivitalizzare e semplificare notevolmente le nostre pratiche.
Riflettendo su questa esperienza, ci rendiamo conto che il successo di una simulazione dipende tanto dal processo sottostante quanto dal contenuto clinico o didattico. Abbiamo sempre avuto docenti appassionati e competenti, in grado di creare esperienze di apprendimento di valore, ma il nostro metodo di progettazione e gestione necessitava di un aggiornamento significativo. Migliorando il processo, lo sviluppo e l’erogazione dei contenuti sono migliorati naturalmente.
A volte investire nell’infrastruttura giusta consente al vostro team di raggiungere il potenziale in modi inaspettati.
Il nostro corpo docente è ora più produttivo e concentrato sulla creatività, le nostre simulazioni sono erogate in modo più coerente ed efficace e i nostri studenti beneficiano di esperienze formative più raffinate e ben organizzate.
Mentre continuiamo a costruire la nostra libreria, ci sentiamo parte di un movimento più ampio di progettazione collaborativa di simulazioni. Eventi come SESAM ci mettono in contatto con altri che condividono questa visione, mentre strumenti come iRIS consentono la collaborazione transfrontaliera. Immaginiamo reti di simulazione in cui lo sviluppo di scenari diventa uno sforzo condiviso a livello globale, con miglioramenti da un team che vanno rapidamente a beneficio degli altri.
Per ulteriori informazioni su questo progetto, contattare:
- Federico Lorenzo Barra – federico.barra@med.uniupo.it
- Giovanna Rodella – giovanna.rodella@uniupo.it
- Home – Nume Plus
- irissimulationauthoring.com
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