Quando si tratta di progettare centri di simulazione, la maggior parte dei programmi scopre i propri problemi più gravi solo dopo l’inaugurazione. In questo breve articolo, Ferooz Sekandarpoor, fondatore di BrainNet Consulting Inc., condivide le sue riflessioni e le lezioni apprese visitando e progettando decine di centri in tutto il mondo. Dai guasti ai sistemi audiovisivi e dagli errori acustici alla cattiva progettazione degli spazi e dell’illuminazione, scoprite come una consulenza tempestiva da parte di esperti possa far risparmiare milioni e prevenire i problemi operativi nascosti che spesso si celano dietro edifici dall’aspetto magnifico.
Scritto in collaborazione con BrainNet Consulting Inc.
Nel corso degli anni ho aiutato più di 20 centri di simulazione. Ho anche visitato molti centri di simulazione, piccoli e grandi, in tutto il mondo. Durante queste visite a strutture all’avanguardia con un design magnifico e tecnologie costose, i direttori mi accompagnano alla scoperta dei loro nuovi spazi. Poi mi prendono da parte.
- “Abbiamo speso milioni in sistemi audiovisivi. Non siamo soddisfatti. Le persone che hanno scelto queste attrezzature non sapevano cosa ci servisse realmente. Il nostro budget è esploso.”
- “La stanza è troppo grande o troppo piccola. Non abbiamo progettato bene lo spazio.”
- “L’acustica è terribile. Il rumore dell’impianto di climatizzazione si riflette nel sistema audiovisivo. Non riusciamo ad avere un audio pulito.”
- “Nessuno ha specificato luci dimmerabili nei grandi laboratori. L’illuminazione è fissa. Non possiamo regolarla per diversi scenari.”
- “Abbiamo installato luci senza suddivisione in zone. Accendiamo una sezione e si illumina tutta la stanza.”
- “Abbiamo installato due pareti frontali che sono costate molto. Non usiamo nessuna delle due.”
- “Le dimensioni della stanza e delle porte limitano ciò che possiamo fare con le attrezzature. Non possiamo inserire alcuni manichini o configurazioni di installazione.”
- “All’inizio non abbiamo previsto un budget per l’infrastruttura audiovisiva. Ora non possiamo installare i sistemi di cui abbiamo bisogno perché i requisiti elettrici e di rete sono astronomici.”
- “Abbiamo un ufficio proprio accanto al laboratorio di simulazione. Nessuno può lavorare lì. Il rumore è costante.”
Queste non sono lamentele di un programma in difficoltà. Sono modelli ricorrenti in decine di nuove strutture che ho visitato. Strutture che sembrano bellissime. Strutture che hanno richiesto un investimento considerevole. Strutture che hanno aperto i battenti e hanno scoperto ciò che avrebbero voluto risolvere durante la progettazione. Tutti dicono la stessa cosa:
Se avessimo consultato qualcuno che aveva progettato più centri prima di iniziare i lavori, avremmo potuto evitare tutto questo.
Perché succede
Il vostro docente di simulazione sa quali competenze devono esercitare gli studenti. Il vostro architetto sa come progettare edifici funzionali. Il vostro direttore IT sa come specificare le reti. Il vostro venditore AV conosce il catalogo delle attrezzature. Nessuno di loro comprende appieno come queste decisioni si intrecciano in un ambiente di simulazione. Il vostro educatore chiede un “buon sistema audiovisivo”. Il vostro architetto stanzia il budget. Il vostro fornitore di audiovisivi vende un sistema completo. Nessuno fa un passo indietro e si chiede: quali sono i requisiti effettivi? Quali sono i compromessi? Quanto costerà il supporto e la manutenzione? La nostra infrastruttura elettrica è in grado di supportarlo? Il rumore dell’impianto di climatizzazione comprometterà l’audio?
Una persona specifica l’impianto audiovisivo senza comprendere l’acustica della sala. Un’altra progetta la sala senza comprendere le esigenze elettriche. Un’altra ancora si occupa dell’impianto di climatizzazione senza sapere che comprometterà la qualità audio. Le decisioni prese in modo isolato creano problemi durante il funzionamento.
Il problema dello spazio
Le sale dimensionate senza comprendere il flusso di lavoro diventano magazzini o colli di bottiglia. Ho visitato una struttura in cui il laboratorio di simulazione era stato progettato troppo grande. Il team non può permettersi di dotarlo di personale o attrezzature adeguate. Lo spazio vuoto rimane inutilizzato mentre gli studenti aspettano di accedere all’unica area configurata.
Un’altra struttura ha costruito stanze troppo piccole. Gli istruttori non possono muoversi intorno ai manichini. Le opzioni di configurazione sono limitate. Lo spazio che sembrava sufficiente sui progetti sembra claustrofobico durante il funzionamento.
Le porte sono importanti. Ho visto strutture in cui le barelle dei manichini non passano attraverso le porte. Le attrezzature più grandi, come le macchine per l’anestesia e i raggi X C-Arm, non possono essere spostate da una stanza all’altra. Questo crea incubi logistici che avrebbero potuto essere risolti con una pianificazione di base.
L’errore dell’illuminazione
Qualcuno ha specificato un’illuminazione fissa standard. Nessun dimmer. Nessuna zona. Le luci si accendono alla massima luminosità per ogni scenario. Il team non può regolare l’illuminazione per adattarla agli ambienti clinici. Non può attenuare le luci per determinate attività di apprendimento. Non può suddividere l’illuminazione in zone in modo che una stanza funzioni indipendentemente dall’altra.
Sembra un problema minore. Non lo è. L’illuminazione influisce sui risultati dell’apprendimento. Influisce sulla fiducia degli istruttori. Influisce sulla realistica percezione degli scenari. Il costo per l’installazione di un’illuminazione dimmerabile e suddivisa in zone è notevole se non viene pianificato fin dall’inizio.
La parete frontale
Le pareti frontali sono costose. Hanno anche un aspetto impressionante nelle presentazioni di progettazione. Ho visitato due strutture in cui sono presenti bellissime pareti frontali inutilizzate.
Nessuno ha posto la domanda fondamentale: lo useremo davvero? Una struttura ha installato headwall per procedure che vengono insegnate raramente. Due headwall posizionati in modo errato che non possono essere utilizzati. L’headwall non offre alcun valore, ma consuma capitale e spazio sulla parete.
Il problema AV che nessuno prevede
Ho visto sistemi AV che costano milioni e non funzionano. Ecco perché: nessuno con esperienza di simulazione li ha specificati.
Il fornitore mostra le caratteristiche. Il team acquista le caratteristiche. Dopo sei mesi, si rendono conto di aver acquistato funzionalità di cui non hanno bisogno e di aver perso quelle di cui hanno bisogno. Il budget è già stato speso. Il sistema è installato.
Un centro mi ha detto che il loro sistema AV è costato il doppio di quanto avrebbe dovuto perché il team ha aggiunto caratteristiche che un fornitore li ha convinti fossero necessarie. Caratteristiche che non usano mai. Nel frattempo, mancano le funzioni di base che usano effettivamente ogni giorno.
Un altro centro ha scoperto troppo tardi che il sistema scelto non può integrarsi con i loro manichini. I sistemi non comunicano tra loro. Le soluzioni alternative sono costose e macchinose.
Il fallimento acustico
Il suono viaggia. Gli architetti lo sanno a livello accademico. Progettano laboratori di simulazione senza comprendere i requisiti acustici specifici.
I sistemi HVAC pompano il rumore direttamente nello spazio. I sistemi di registrazione captano il ronzio costante. Gli istruttori faticano a sentirsi durante il debriefing. Gli studenti non riescono a concentrarsi. L’audio delle sessioni registrate diventa inutilizzabile.
Una struttura ha installato un ufficio direttamente adiacente al laboratorio di simulazione. Non hanno tenuto conto della trasmissione del rumore. Quell’ufficio è ora inutilizzabile. Nessuno può lavorarci. Lo spazio rimane vuoto mentre affittano costosi uffici altrove.
La trappola dell’infrastruttura
Il problema peggiore emerge anni dopo l’apertura. I team si rendono conto di voler aggiungere funzionalità AV a stanze che non erano cablate per questo. I requisiti infrastrutturali sono astronomici. L’adeguamento dell’impianto elettrico e della rete costa più che farlo bene durante la progettazione.
Una struttura mi ha detto che avrebbe potuto aggiungere l’infrastruttura per 50.000 dollari durante la costruzione. Aggiungerla ora costa 180.000 dollari. Stanno pagando per quell’errore di progettazione ogni anno in cui non possono accedere a quella funzionalità.
Cosa impedisce questi problemi
Qualcuno deve rivedere ogni decisione importante dal punto di vista operativo. Non durante lo sviluppo del progetto. Fin dall’inizio. Prima che l’architetto finalizzi il progetto.
Questa persona dovrebbe aver progettato più centri. Dovrebbe sapere cosa funziona e cosa no. Dovrebbe porre le domande difficili all’inizio, quando i cambiamenti costano denaro invece di causare disfunzioni operative.
Dovrebbe rivedere le dimensioni delle stanze in base al flusso di lavoro effettivo. Dovrebbe specificare i requisiti AV in base alle reali esigenze didattiche, non alle capacità dei fornitori. Dovrebbe pianificare il trattamento acustico prima che l’ingegnere HVAC prenda le sue decisioni. Dovrebbe specificare l’illuminazione con la regolazione dell’intensità e la suddivisione in zone necessarie per i diversi scenari. Dovrebbe verificare ogni specifica rispetto a ciò che i programmi utilizzano effettivamente.
Questo non significa aggiungere burocrazia. Significa prevenire errori costosi.
Cosa si risparmia con una buona pianificazione
Lavorando con molti centri nel corso degli anni, ho visto il vero spreco di denaro avvenire in modi che nessuno tiene traccia.
I centri acquistano attrezzature che non utilizzano. Un manichino acquistato e messo in magazzino. Un programma di studi non era pronto quando l’attrezzatura è arrivata. La garanzia è scaduta mentre l’attrezzatura rimaneva in una scatola. Il centro ha perso anni di vita utile prima che qualcuno la toccasse.
I centri acquistano troppe attrezzature. Acquistano sistemi per coprire ogni possibile scenario. Quegli scenari non si verificano mai. Il budget che avrebbe potuto aggiornare i sistemi principali è stato destinato ad attrezzature che vengono utilizzate due volte all’anno.
I centri acquistano sistemi AV con specifiche eccessive. Il fornitore ha venduto loro tutto. Il team ha acquistato funzionalità di cui non ha bisogno. Le attrezzature che svolgono il lavoro costano la metà, ma nessuno ha posto le domande giuste durante la selezione.
I magazzini si riempiono di attrezzature che non vengono quasi mai utilizzate. Il capitale è immobilizzato in qualcosa che rimane inutilizzato. Quel denaro avrebbe potuto essere destinato al faculty development, al supporto dei programmi di studio o alla manutenzione.
Un centro con cui ho lavorato ha evitato questi errori. Hanno pianificato prima di acquistare. Hanno specificato in base a ciò che avrebbero effettivamente insegnato. Hanno evitato di fare offerte eccessive. Non hanno perso il periodo di garanzia. Il loro magazzino rimane organizzato. Il loro budget è stato destinato a cose che utilizzano.
Non posso fornirvi cifre esatte. Quello che so è certo: i centri che pianificano in anticipo spendono meno denaro in generale e ottengono più valore da ciò che acquistano.y.
Cosa dovreste chiedere subito
Prima di finalizzare il vostro progetto o di iniziare i lavori, ponetevi queste domande:
- qualcuno del nostro team ha progettato più centri di simulazione?
- qualcuno capisce come si intersecano i requisiti AV, l’acustica della sala, l’infrastruttura elettrica, le esigenze di illuminazione, la progettazione HVAC e il flusso di lavoro?
- qualcuno sa cosa useremo effettivamente rispetto a ciò che sembra impressionante sui progetti?
Se la risposta è no a una di queste domande, dovete assumere qualcuno che abbia le risposte.
Vedo la vostra struttura solo dopo che avete aperto le porte. I migliori centri che ho visitato includevano qualcuno durante la progettazione che capiva come ogni decisione influenzasse tutte le altre. I leader più frustrati hanno costruito spazi bellissimi. Poi li hanno gestiti e hanno scoperto cosa non funzionava.
Quali problemi avete riscontrato dopo l’apertura del vostro centro di simulazione che avreste voluto prevedere durante la progettazione?
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