Metriche basate sui dati per programmi di simulazione

I centri di simulazione raccolgono regolarmente grandi quantità di dati attraverso piattaforme di pianificazione, ma gran parte di essi spesso rimane sottoutilizzata. Questi dati grezzi nascondono informazioni preziose sul volume degli studenti, sull’utilizzo delle aule, sul fabbisogno di personale e sull’usura delle attrezzature. Questo articolo esplora come un approccio strutturato ai dati e alla visualizzazione con strumenti adeguati, anche gratuiti, possa trasformare i dati passivi in informazioni utili. Rendendo le tendenze intuitivamente visibili, i programmi di simulazione possono migliorare l’efficienza, fornire informazioni sul personale, supportare le decisioni di bilancio e pianificare la crescita futura. Scoprite come colmare il divario tra la raccolta dei dati e il processo decisionale significativo attraverso dashboard chiare e convincenti.

Ogni giorno, i centri di simulazione di tutto il mondo raccolgono migliaia di dati, come chi è venuto, quale sala ha utilizzato, quanto tempo è rimasto e cosa ha praticato. Tuttavia, nonostante l’abbondanza di queste informazioni, gran parte di esse rimane inutilizzata, archiviata in software di pianificazione e fogli di calcolo dimenticati. Il vero problema non è la mancanza di dati, ma la mancanza di informazioni. Ma cosa succederebbe se tutte queste informazioni potessero essere trasformate in immagini che rivelano istantaneamente le tendenze di utilizzo, il personale e le risorse necessarie?

Questo è esattamente ciò che esplora questo articolo: come i centri di simulazione possono estrarre metriche significative dai loro dati esistenti, senza costosi nuovi sistemi o formazione avanzata in analisi dei dati.

Da numeri grezzi a intuizioni reali: la sfida dei dati 

I dati raccolti dai software di pianificazione e da altri software utilizzati dai programmi di simulazione possono essere importati in software di visualizzazione dei dati per fornire una base per il processo decisionale. Dati quali il numero di studenti, i tipi di studenti, l’utilizzo delle aule e l’uso delle attrezzature sono tutti punti di riferimento che possono informare decisioni aziendali efficaci relative alla crescita, al personale e agli acquisti per i programmi di simulazione. Sebbene esistano molte soluzioni sia per il software di pianificazione della simulazione, audiovisivo e di visualizzazione dei dati, questo articolo si concentrerà su come abbiamo importato i dati da SimCapture Pro di Laerdal Medical a Microsoft Power BI per creare immagini informative dei dati.

Strumenti che probabilmente già possiedi: SimCapture e Power BI 

SimCapture ha due versioni, pro ed enterprise. Sia SimCapture pro che enterprise hanno gli stessi report di utilizzo, con una differenza fondamentale: enterprise ha più report basati su studenti specifici e valutazioni. Un’altra caratteristica di SimCapture enterprise è la reportistica del calendario, che include il numero di attività e l’utilizzo [1]. In assenza di enterprise, gli utenti pro possono utilizzare la funzione di esportazione dei dati grezzi di SimCapture, le convenzioni di denominazione descrittiva delle sessioni e il software di visualizzazione dei dati per rappresentare le tendenze di utilizzo.  

Analogamente a SimCapture, la licenza per Microsoft Power BI offre diverse opzioni. Un account gratuito con Microsoft consentirà il pieno utilizzo di Microsoft Power BI Desktop. Gli abbonamenti per le licenze pro e premium offrono più funzionalità relative alla condivisione dei report e altre funzionalità avanzate. La versione pro offre la possibilità di pubblicare i report sul web, un metodo comodo per condividere dashboard interattive create all’interno di Power BI Desktop [2]. Utilizzando l’account gratuito con Microsoft Power BI Desktop, i report interattivi possono comunque essere visualizzati localmente ed esportati in formato .PDF, .JPG e altri formati di file. 

SIMventory

 

Iniziare con l’obiettivo finale in mente: definire le metriche che contano

Uno dei primi passi nella creazione di report sui dati è fare un inventario dei dati attualmente raccolti e determinare quali dati sono necessari o previsti in futuro. Nel determinare le esigenze, è importante considerare la fonte e il flusso di lavoro dei dati esistenti e futuri. Avere standard definiti e basati su politiche per l’inserimento dei dati e i flussi di lavoro contribuirà a garantire l’accuratezza e la validità dei dati all’interno del set di dati. I dati incoerenti o imprecisi dovranno essere organizzati e corretti in modo adeguato prima di poter essere quantificati; questo processo è noto come pulizia dei dati.  

In qualsiasi sistema di raccolta dati, l’integrità dei dati sarà pari a quella dei dati raccolti. Se il sistema o il flusso di lavoro per l’acquisizione dei dati non raccoglie dati accurati, questi dovranno essere puliti o manipolati in altro modo per riflettere rapporti accurati. I dati puliti possono diventare distorti quando la memoria dell’evento e altre registrazioni non riflettono l’accuratezza. Per promuovere la coerenza dei dati nel tempo, il processo di pulizia dovrebbe seguire un processo standardizzato e documentato. In caso contrario, i dati del 2024 potrebbero non essere mantenuti allo stesso standard nel 2025 e negli anni successivi e questo potrebbe presentare tendenze inaccurate.  

Il segreto: convenzioni di denominazione efficaci 

Per il nostro utilizzo di SimCapture Pro e la visualizzazione dei dati, è importante che il titolo di ogni sessione segua una convenzione di denominazione uniforme. La convenzione di denominazione dovrebbe essere incentrata sui dati che si desidera ottenere. SimCapture Pro otterrà il numero di studenti, la data, l’ora e la durata dell’attività. Il titolo della sessione sarà la fonte di tutte le altre informazioni che si desidera monitorare. Ad esempio, se si desidera monitorare la scuola o il programma, il semestre e le aule utilizzate, è necessaria una convenzione di denominazione coerente per i titoli delle sessioni con questi punti dati.  

All’interno di SimCapture, il campo per il titolo della sessione può contenere fino a 300 caratteri. Poiché non tutte le visualizzazioni del software possono visualizzare facilmente 300 caratteri, più non è sempre meglio. La convenzione di denominazione dovrebbe anche consistere nell’elencare gli elementi nello stesso ordine per facilitare l’ordinamento dei dati all’interno di Microsoft Excel. Ad esempio, se desiderate indicare il campus, il numero del corso, il tipo di studente, il livello dello studente e l’aula utilizzata, avrete bisogno della seguente convenzione di denominazione per il titolo della sessione: [Campus]_[Numero del corso]_[Aula].  

Le convenzioni di denominazione devono seguire la vostra base di utenti. Ad esempio, un istituto accademico che utilizza il nome e il numero ufficiali del catalogo dei corsi consente un’ulteriore sintesi dei dati senza aumentare la lunghezza del titolo della sessione. Sebbene brevi, i numeri dei corsi istituzionali possono indicare il tipo di studente (RN, LVN, ecc.) e il livello (primo semestre, livello 2, ecc.). In assenza di numeri di corso o altri identificatori, sarebbero necessari titoli di sessione più lunghi all’interno di SimCapture.  

Trasformare i report in storie: Excel come ponte

Il report sulle ore di contatto degli studenti include i seguenti campi: titolo della sessione, numero di partecipanti, ore di contatto degli studenti, data e ora di inizio e fine. 

Esportando il report in Microsoft Excel e creando una tabella con i dati è possibile ricavare ulteriori informazioni che possono essere successivamente quantificate e aggiunte a un elemento visivo. Ad esempio, una volta ordinata in ordine crescente la colonna della data di inizio all’interno della tabella, è possibile aggiungere una nuova colonna e denominarla Semestre. Utilizzando la data di inizio come riferimento, è quindi possibile utilizzare il quadratino di riempimento in Excel per popolare rapidamente ogni riga con il semestre appropriato. È possibile includere altre informazioni, come l’anno e il mese, insieme alle informazioni ricavate dalla convenzione di denominazione del titolo della sessione. Inoltre, le formule di Excel come =TEXT(B2, “dddd”) possono restituire il giorno della settimana della data di inizio. Le formule possono anche essere utilizzate per calcolare la durata dell’attività in minuti anziché in ore.  

È importante notare che senza inserire i dati in una tabella e sfruttare le colonne di ordinamento, il quadratino di riempimento e le formule, l’inserimento manuale dei dati sarebbe un’operazione molto noiosa e macchinosa. Inoltre, l’utilizzo della funzione di riempimento rapido di Excel per rilevare i modelli e riempire automaticamente i dati può essere un potente strumento per risparmiare tempo [3].   

Catturare la presenza reale: cosa possono rivelare i dati di accesso

Il rapporto sulle ore di accesso al centro all’interno di SimCapture riporta il nome di ogni studente, la data dell’attività e l’ora di accesso e di uscita di ogni studente. L’utilizzo di un chiosco di accesso e di un flusso di lavoro che richiede agli studenti di registrarsi all’arrivo e di uscire all’uscita fornisce un resoconto accurato del tempo trascorso da ogni studente nel centro di simulazione.  

La colonna relativa alla data e all’ora può essere suddivisa in colonne separate e le formule di Excel possono essere utilizzate per calcolare il numero totale di ore trascorse da ogni studente nella simulazione ogni giorno/settimana/mese/semestre. Gli autori rimangono curiosi di conoscere le tendenze in evoluzione che potrebbero correlare il tempo trascorso nella simulazione e nella pratica delle competenze con il successo degli studenti. Per proteggere la privacy degli studenti, non abbiamo fornito alcun esempio o visualizzazione dei dati relativi alle ore di accesso.

Costruire il quadro generale: Power BI in azione

L’importazione del foglio di calcolo delle ore di contatto degli studenti con i dati derivati e puliti in Microsoft Power BI consentirà la creazione di visualizzazioni dei dati individuali e dashboard. Dalla seguente visualizzazione, possiamo concludere che febbraio è il mese più intenso dell’anno. Inoltre, i venerdì di febbraio hanno il maggior numero di studenti, mentre i giovedì di febbraio ne hanno solo 13. Il nostro set di dati inizia nel 2024, ma poiché i dati aumentano nel tempo, il 2024 potrebbe essere confrontato con gli anni successivi per misurare la crescita.  

Personale più efficiente: abbinare le persone alla domanda

Il numero di attività e il numero di studenti possono essere utilizzati per determinare il fabbisogno e l’adeguatezza del personale. Tuttavia, poiché gran parte del lavoro può essere svolto prima o dopo un’attività, il numero di studenti in un giorno specifico potrebbe non rappresentare accuratamente il carico di lavoro del personale. Un utilizzo intenso da parte degli studenti al mattino può indicare che il pomeriggio o la sera vengono utilizzati per l’allestimento e lo smantellamento delle attività.  

L’adeguatezza del personale può essere valutata conducendo uno studio sui tempi o formulando ipotesi relative al tempo medio di allestimento o smontaggio per programma e/o corso. Il numero totale di attività moltiplicato per gli eventi a tempo, come la progettazione dell’attività, l’allestimento e lo smontaggio, potrebbe fornire informazioni sul carico di lavoro del personale. Altre considerazioni relative alle mansioni lavorative, come le assegnazioni per riunioni, ferie, progetti e sviluppo professionale, possono fornire ulteriori informazioni per l’equazione. Le colonne per l’allestimento e altri eventi di monitoraggio del tempo potrebbero essere aggiunte al foglio di calcolo e calcolate sul dashboard in Power BI per rappresentare il carico di lavoro.

Dati per la longevità: tendenze nell’uso e nella manutenzione delle attrezzature

Le tendenze relative all’utilizzo di sale o attrezzature specifiche possono essere utili per determinare le esigenze di manutenzione o l’usura. In termini di sostituzione del ciclo di vita delle attrezzature, può essere utile distribuire uniformemente l’usura. Quando l’utilizzo viene confrontato con i registri delle riparazioni, le tendenze potrebbero indicare che competenze specifiche, come l’intubazione, potrebbero anche essere limitate a un simulatore specifico o essere attribuite a un programma specifico e fatturate di conseguenza.

Conclusione 

I dati hanno valore solo nella misura in cui raccontano una storia. Quando i programmi di simulazione si impegnano a raccogliere dati strutturati, a utilizzare convenzioni di denominazione significative e strumenti di visualizzazione intelligenti, ottengono molto più che semplici dashboard: ottengono chiarezza. Le informazioni estratte dalle piattaforme che raccolgono dati sugli studenti e sull’utilizzo, come SimCapture, possono aiutare i responsabili dei centri di simulazione a sviluppare meglio le strategie di personale, identificare le lacune nella formazione, ottimizzare l’uso delle risorse e persino prolungare la durata delle attrezzature di simulazione. È ora di smettere di lasciare che dati preziosi raccolgano polvere. Trasformando i fogli di calcolo in strategia, i centri di simulazione possono evolversi in motori di miglioramento continuo basati sui dati.

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