Métricas basadas en datos para programas de simulación

Los centros de simulación recopilan habitualmente grandes cantidades de datos a través de plataformas de programación, pero gran parte de ellos suelen quedar infrautilizados. Estos datos sin procesar esconden información muy valiosa sobre el volumen de alumnos, la utilización de las salas, las necesidades de personal y el desgaste de los equipos. En este artículo se analiza cómo un enfoque estructurado de los datos y la visualización con las herramientas adecuadas, incluso gratuitas, puede transformar los datos pasivos en información útil. Al hacer que las tendencias sean intuitivamente visibles, los programas de simulación pueden mejorar la eficiencia, informar sobre la dotación de personal, respaldar las decisiones presupuestarias y planificar el crecimiento futuro. Descubra cómo salvar la brecha entre la recopilación de datos y la toma de decisiones significativas mediante paneles de control claros y convincentes.

Cada día, los centros de simulación de todo el mundo recopilan miles de puntos de datos, como quiénes han acudido, qué sala han utilizado, cuánto tiempo han permanecido y qué han practicado. Sin embargo, a pesar de la abundancia de esta información, gran parte de ella permanece inactiva, almacenada en software de programación y hojas de cálculo olvidadas. El verdadero problema no es la falta de datos, sino la falta de información. Pero, ¿y si toda esa información pudiera transformarse en imágenes que revelaran al instante las tendencias en cuanto a uso, personal y necesidades de recursos?

Eso es precisamente lo que explora este artículo: cómo los centros de simulación pueden extraer métricas significativas de sus datos existentes, sin necesidad de costosos sistemas nuevos ni formación avanzada en análisis.

De números sin procesar a conocimientos reales: el reto de los datos 

Los datos recopilados a partir de la programación y otros programas utilizados por los programas de simulación pueden importarse a un programa de visualización de datos para proporcionar una base para la toma de decisiones. Datos como el número de alumnos, los tipos de alumnos, la utilización de las salas y el uso de los equipos son puntos de datos que pueden servir de base para tomar decisiones empresariales eficaces relacionadas con el crecimiento, la dotación de personal y las compras para los programas de simulación. Aunque existen muchas soluciones tanto para el software de programación de simulaciones como para el audiovisual y la visualización de datos, este artículo se centrará en cómo importamos datos de SimCapture Pro de Laerdal Medical a Microsoft Power BI para crear imágenes de datos informativas.

Herramientas que probablemente ya tenga: SimCapture y Power BI 

SimCapture tiene dos versiones, pro y enterprise. Tanto SimCapture pro como enterprise tienen los mismos informes de utilización, con la diferencia clave de que enterprise tiene más informes basados en alumnos específicos y calificaciones. Otra característica de SimCapture Enterprise es la generación de informes de calendario, que incluye el número de actividades y la utilización [1]. En ausencia de Enterprise, los usuarios de Pro pueden utilizar la función de exportación de datos sin procesar de SimCapture, las convenciones de nomenclatura descriptiva de las sesiones y el software de visualización de datos para representar las tendencias de utilización.  

Al igual que SimCapture, las licencias de Microsoft Power BI tienen diferentes opciones. Una cuenta gratuita con Microsoft permitirá el uso completo de Microsoft Power BI Desktop. Las suscripciones a las licencias pro y premium tienen más funciones relacionadas con la forma de compartir los informes y otras funciones avanzadas. Pro tiene la capacidad de publicar informes en la web, lo que es un método conveniente para compartir paneles interactivos creados en Power BI Desktop [2]. Con la cuenta gratuita de Microsoft Power BI Desktop, los informes interactivos se pueden seguir viendo localmente y exportar a formatos .PDF, .JPG y otros. 

SIMventory

 

Comience con el fin en mente: defina las métricas que importan

Uno de los primeros pasos en la presentación de informes de datos es hacer un inventario de los datos que se recopilan actualmente y determinar qué datos se necesitan o se prevén en el futuro. A la hora de determinar las necesidades, es importante tener en cuenta la fuente y el flujo de trabajo de los datos existentes y futuros. Contar con normas definidas y basadas en políticas para la introducción de datos y los flujos de trabajo ayudará a garantizar la precisión y la validez de los datos del conjunto de datos. Los datos inconsistentes o inexactos deberán organizarse y corregirse adecuadamente antes de poder cuantificarlos, proceso que se conoce como depuración de datos.  

En cualquier sistema de recopilación de datos, la integridad de los datos solo será tan buena como los datos recopilados. Si su sistema o flujo de trabajo para la captura de datos no recopila datos precisos, estos deberán depurarse o manipularse de otro modo para reflejar informes precisos. Los datos depurados pueden distorsionarse cuando los recuerdos del evento y otros registros no reflejan la precisión. Para promover la coherencia de los datos a lo largo del tiempo, el proceso de depuración debe seguir un proceso estandarizado y documentado. De lo contrario, es posible que los datos de 2024 no se mantengan con el mismo estándar en 2025 y años posteriores, lo que puede presentar tendencias inexactas.  

El ingrediente secreto: convenciones de nomenclatura que funcionan 

Para nuestro uso de SimCapture Pro y la visualización de datos, es importante que el título de cada sesión siga una convención de nomenclatura uniforme. La convención de nomenclatura debe centrarse en los datos que se desean obtener. SimCapture Pro obtendrá el número de alumnos, la fecha, la hora y la duración de la actividad. El título de la sesión será la fuente de toda la demás información que se desee rastrear. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de la escuela o el programa, el semestre y las aulas utilizadas, necesitará una convención de nomenclatura coherente para los títulos de las sesiones con estos puntos de datos.  

En SimCapture, el campo para el título de la sesión puede contener hasta 300 caracteres. Dado que no todas las vistas del software pueden mostrar fácilmente 300 caracteres, más no siempre es mejor. La convención de nomenclatura también debe consistir en enumerar los elementos en el mismo orden para facilitar la clasificación de los datos en Microsoft Excel. Por ejemplo, si desea indicar el campus, el número de curso, el tipo de alumno, el nivel de alumno y la sala utilizada, necesitará la siguiente convención de nomenclatura para el título de la sesión: [Campus]_[Nombre del curso Número]_[Sala].  

Las convenciones de nomenclatura deben seguir su base de usuarios. Por ejemplo, una institución académica que utilice el nombre y el número oficiales del catálogo de cursos permite una mayor síntesis de datos sin aumentar la longitud del título de la sesión. Aunque son cortos, los números de cursos institucionales pueden informar sobre el tipo de alumno (RN, LVN, etc.) y el nivel (primer semestre, nivel 2, etc.). En ausencia de números de curso u otros identificadores, se necesitarían títulos de sesión más largos dentro de SimCapture.  

Transformar informes en historias: Excel como puente

El informe de horas de contacto del alumno recoge los siguientes campos: título de la sesión, número de participantes, horas de contacto del alumno, así como la fecha y hora de inicio y finalización. 

Exportar el informe a Microsoft Excel y crear una tabla con los datos permite obtener más información que posteriormente se puede cuantificar y añadir a un elemento visual. Por ejemplo, una vez que la columna de la fecha de inicio se ordena de forma ascendente dentro de la tabla, se puede añadir una nueva columna y etiquetarla como Semestre. Utilizando la fecha de inicio como referencia, se puede utilizar el controlador de relleno de Excel para rellenar rápidamente cada fila con el semestre correspondiente. Se puede incluir otra información, como el año y el mes, junto con la información derivada de la convención de nomenclatura del título de la sesión. Además, las fórmulas de Excel, como =TEXTO(B2, «dddd»), pueden devolver el día de la semana correspondiente a la fecha de inicio. Las fórmulas también se pueden utilizar para calcular la duración de la actividad en minutos en lugar de horas.  

Es importante señalar que, sin colocar los datos en una tabla y aprovechar las columnas de clasificación, el controlador de relleno y las fórmulas, la introducción manual de datos sería una tarea muy tediosa y engorrosa. Además, el uso de la función de relleno rápido de Excel para detectar patrones y rellenar automáticamente los datos puede ser una potente herramienta para ahorrar tiempo [3].   

Capturar la presencia real: lo que pueden revelar los datos de inicio de sesión

El informe de horas de inicio de sesión del centro dentro de SimCapture muestra el nombre de cada alumno, la fecha de la actividad y la hora a la que cada alumno inició y cerró sesión. El uso de un quiosco de inicio de sesión y un flujo de trabajo que requiere que los alumnos inicien sesión al llegar y cierren sesión al salir proporciona un registro preciso del tiempo que cada alumno ha permanecido en el centro de simulación.  

La columna de fecha y hora se puede dividir en columnas separadas y se pueden utilizar fórmulas de Excel para sumar el número de horas que cada alumno ha pasado en la simulación cada día/semana/mes/semestre. Los autores siguen interesados en conocer las tendencias cambiantes que podrían correlacionar el tiempo dedicado a la simulación y la práctica de habilidades con el éxito de los alumnos. Para proteger la privacidad de los alumnos, no hemos proporcionado ningún ejemplo ni datos visuales sobre las horas de inicio de sesión.

Creación de una visión general: Power BI en acción

La importación de la hoja de cálculo de horas de contacto de los alumnos con los datos derivados y depurados a Microsoft Power BI permitirá la creación de visualizaciones de datos y paneles de control individuales. A partir de la siguiente visualización, podemos concluir que febrero es el mes más activo del año. Además, los viernes de febrero son los días con más alumnos, mientras que los jueves de febrero solo tuvieron 13 alumnos. Nuestro conjunto de datos comienza en 2024, pero a medida que los datos se amplían con el tiempo, 2024 podría compararse con los años siguientes para medir el crecimiento.  

Personal más inteligente: adaptar el personal a la demanda

El número de actividades y el número de alumnos pueden utilizarse para determinar las necesidades y la adecuación del personal. Sin embargo, dado que gran parte del trabajo puede realizarse antes o después de una actividad, el número de alumnos en un día concreto puede no ser una representación precisa de la carga de trabajo del personal. Una gran utilización de alumnos por la mañana puede indicar que las tardes o las noches se utilizan para montar y desmontar las actividades.  

La adecuación del personal se puede evaluar realizando un estudio de tiempo o haciendo suposiciones relacionadas con el tiempo medio de preparación o desmontaje por programa y/o curso. El número total de actividades multiplicado por los eventos cronometrados, como el diseño de la actividad, la preparación y el desmontaje, podría informar sobre la carga de trabajo del personal. Otras consideraciones relacionadas con las tareas laborales, como la asignación de tiempo para reuniones, vacaciones, proyectos y desarrollo profesional, pueden aportar más información a la ecuación. Se pueden añadir columnas para la preparación y otros eventos de seguimiento del tiempo a la hoja de cálculo y calcularlas en el panel de control de Power BI para representar la carga de trabajo.

Datos para la longevidad: tendencias de uso y mantenimiento de los equipos

Las tendencias en la utilización de salas o equipos específicos pueden ser útiles para informar sobre las necesidades de mantenimiento o el desgaste. En cuanto a la sustitución del ciclo de vida de los equipos, puede ser beneficioso distribuir el desgaste de manera uniforme. Cuando se compara la utilización con los registros de reparación, las tendencias podrían indicar que conjuntos de habilidades específicas, como la intubación, también podrían limitarse a un simulador específico o atribuirse a un programa específico y facturarse en consecuencia.

Conclusión 

Los datos solo tienen el valor de la historia que cuentan. Cuando los programas de simulación se comprometen con la recopilación estructurada de datos, las convenciones de nomenclatura significativas y las herramientas de visualización inteligentes, obtienen algo más que paneles de control: obtienen claridad. La información extraída de plataformas que recopilan datos sobre los alumnos y la utilización, como SimCapture, puede ayudar a los responsables de los centros de simulación a desarrollar mejores estrategias de dotación de personal, identificar las deficiencias en la formación, optimizar el uso de los recursos e incluso prolongar la vida útil de los equipos de simulación. Es hora de dejar de dejar que los datos valiosos acumulen polvo. Al convertir las hojas de cálculo en estrategia, los centros de simulación pueden evolucionar hasta convertirse en motores de mejora continua basados en datos.

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